MERCATOR MUSEION
Datenverarbeitung im Museum
Ersterfassung - Inventarisierung – Dokumentation
Das Inventarisierungsprogramm MERCATOR MUSEION wurde 1997 in Zusammenarbeit mit Dr. Ines Wagemann vom Museum der Stadt Griesheim durch die Firma MERCATOR VERMESSUNG entwickelt. Es ist zunächst speziell auf die Bedürfnisse kulturhistorischer Museen zugeschnitten.
Die Inventarisierung erfolgt nach der Systematik des Hessischen Museumsverbandes. Ein zu erfassender Gegenstand wird nach den Kategorien Bereich - Sachgruppe - Untergruppe eingeordnet. Die Inventarnummer errechnet das Programm anschließend automatisch. Auf insgesamt vier Bildschirmseiten stehen Dateneingabefelder für alle wichtigen ein Objekt beschreibenden Informationen bereit. Dabei entspricht eine Seite etwa der Größe einer DIN-A5-Karteikarte. Trotzdem werden Textfelder, die nicht nur Stichpunkte enthalten, kontinuierlich weiter geschrieben.
Die Systematik kann durch den Anwender innerhalb der genannten Kategorien erweitert, verändert oder sogar völlig neu erstellt werden. Für die Bearbeitung stehen mehrere Dateneingabeformulare bereit.
Vorab können Objekte im sogenannten Eingangsbuch fortlaufend erfaßt und mit den wichtigsten Merkmalen beschrieben werden. Die hier gemachten Eingaben stehen bei der nachfolgenden Haupterfassung sofort zur Verfügung, müssen also nicht wiederholt werden.
Die schriftliche Dokumentation - zusätzlich zur Speicherung in der Datenbank - wird durch eine Reihe von Druckfunktionen ermöglicht: "Gesamtkatalog" druckt alle eingegebenen Daten aus. Mit der Teilkatalogfunktion kann die vollständige Information zu einem Objekt oder einer Auswahl von Objekten ausgegeben werden. Die Inventarliste erstellt eine tabellarische Auflistung der erfaßten Gegenstände. Auch Systematik und Eingangsbuch können analog tabellarisch dokumentiert werden.
Durch die Integration in eine Datenbankumgebung stehen umfangreiche Such- und Abfragefunktionen bereit. Datenaustausch mit Windowsprogrammen wie MS-WORD und EXCEL sowie anderen Datenbanken wie DBASE oder ACCESS ist möglich.
Aufgrund des modularen Programmaufbaus ist es jederzeit möglich, Erweiterungen vorzunehmen. Neue Datenfelder, Formulare mit erweitertem oder eingeschränktem Blick auf die Daten, andere Dokumente und Abfragen werden bei Bedarf in das Programmsystem eingebunden. Eine Anpassung an verwandte Aufgabenstellungen, wie archäologische, biologische, geologische oder numismatische Bestände oder die Archivierung von Bildern ist mit verhältnismäßig geringem Aufwand realisierbar.
Erläuterung der einzelnen Menüs und Eingabeformulare
1. Das Hauptmenü
Unter einem Menü wird eine Bildschirmmaske verstanden, die dem Benutzer in erster Linie den Aufruf anderer Programmteile ermöglicht. Das Hauptmenü stellt gleichsam die Steuerkonsole des Programms dar. Von hier aus entscheidet der Anwender, mit welcher der Hauptfunktionen er als nächstes arbeiten möchte.
Das Menü verfügt über eine Reihe von beschrifteten Schaltflächen (engl. Buttons, dt. Kurzform: Schalter). Die Auswahl einer Funktion erfolgt durch einfaches "klicken" mit der linken Maustaste auf eine solche Schaltfläche. Die Schalter sind so angeordnet, daß sich die häufig benutzten ergonomisch auf der rechten Bildschirmseite befinden, wo sie mit der Maus leicht erreicht werden.
Die Schaltflächen Systematik, Eingangsbuch und Inventarisieren stellen den Zugang zu Dateneingabeformularen dar. Systematik ausgeben, Eing.buch ausgeben, Inventarliste ausgeben, gesamter Katalog und Teilkatalog starten die Dokumentation (Drucker). Daten sichern und Verzeichnis dienen der Anfertigung von Sicherheitskopien. WinWord ruft eine Textverarbeitung auf. Ende beendet das Programm.
Im folgenden werden die einzelnen Funktionen, soweit erforderlich, detailliert beschrieben. Die Gesamtheit der Datenbankinhalte wird anhand der Beispielformulare gezeigt.
2. Systematik
Durch Betätigung des Schalters Systematik erweitern gelangt man in das Formular Systematik. Formular bezeichnet ein Bildschirmfenster, welches meist beschriftete Felder für die Eingabe von Daten enthält (auch Eingabemaske). Unter Systematik wird das Ordnungsprinzip verstanden, nach dem die zu erfassenden Objekte bei der Inventarisierung einsortiert werden.
Das Formular Systematik dient der Erweiterung und individuellen Anpassung der mitgelieferten Systematik. Auch kann hier eine völlig neue Systematik erzeugt werden.
Auf der rechten Seite des Systematikformulars befindet sich eine Reihe von Schaltflächen (siehe 6. Steuerung).
3. Das Eingangsbuch
Bei Aufnahme eines Objekts in den Museumsbestand sind in der Regel nicht alle für die Inventarisierung benötigten Daten bekannt. Auch steht bei Erhalt größerer Stückzahlen oft nicht genügend Zeit zur Verfügung, alle erforderlichen Daten sofort zu erheben. Aus diesen Gründen wird in der Praxis ein sogenanntes Eingangs- oder Zugangsbuch geführt, in dem die wichtigsten einen Gegenstand beschreibenden Angaben aufgeführt werden. Das Eingangsbuch ist gleichzeitig Nachweis für juristische und versicherungsrechtliche Belange.
Die Zugangsdaten werden unter der Eingangsnummer verwaltet. Bei der späteren Haupterfassung muß dann nur noch diese Eingangsnummer eingegeben werden und alle hier gemachten Angaben stehen im Inverntarisierungsformular unmittelbar zur Verfügung.
4. Inventarisieren
Das Formular Inventarisierung stellt auf vier Bildschirmseiten eine große Zahl von Datenerfassungsfeldern bereit. Inhaltlich ist es den Erfassungsbögen des Hessischen Museumsverbandes nachempfunden. Jede Bildschirmseite entspricht dabei etwa einer DIN-A5 - Karteikarte.
Um einen Gegenstand zu erfassen wird die Schaltfläche neu auf der rechten Seite des Formulars betätigt.
Der erste Schritt ist die Einordnung des Objekts in die Systematik. Durch einen Mausklick auf das kleine Dreieck rechts von Bereich können alle derzeit verfügbaren Bereiche angezeigt werden. Es folgt die Auswahl eines Bereiches mit der Maus oder über die Cursortaten (Pfeiltasten, oben / unten). Nach betätigen des Bereichs mit ENTER wird die Bereichsnummer automatisch in das erste Feld der Inventarnummer eingetragen.
Mit den Feldern Sachgruppe und Untergruppe wird analog verfahren. Reicht die Systematik nicht aus, kann mit Hilfe des Schalters Systematik unmittelbar eine Ergänzung vorgenommen werden.
Beispiel:
Bereich 1 - Architektur, Sachgruppe 1 - Bau- und Konstruktionsteile, Untergruppe 3 - Türen, Tore, Portaleergibt für den ersten Gegenstand die Inventarnummer 1.1.3.1
Mit Eingabe der Eingangsnummer stehen die im Eingangsbuch unter dieser Nummer gespeicherten Werte sofort in ihren zugehörigen Feldern. Sie können nun durch Eingaben ergänzt und auch modifiziert werden.
5. Dokumentation
Auf der linken Seite des Hauptmenüs sind die Schaltflächen für die Dokumentation, das heißt der Ausdruck der einzelnen Listen und Kataloge, angeordnet (siehe Originalausdrucke im Anhang).
Eine Besonderheit stellt der Teilkatalog dar. Hier werden mit Hilfe eines Formulars einzelne oder eine Reihe von Datensätzen ausgewählt, deren Inhalt gedruckt werden soll.
6. Steuerung
Auf der rechten Seite der meisten Formulare befinden sich mehrere Schaltflächen. Im Formular Inventarisierung sind diese in zwei Gruppen aufgeteilt. Die obere Gruppe zeigt die aktuelle Formularseite an. Darunter befinden sich zwei Schalter mit der Möglichkeit vor oder zurück zu blättern. Die Schalter 1 - 4 ermöglichen den direkten Zugriff auf eine bestimmte Seite.
Die Gruppe Gegenstand enthält Schaltflächen zum Eintragen eines neuen Objekts (neu), zum Bearbeiten bereits eingetragener Daten (editieren), zum Auffinden von Einträgen (suchen) und Löschen, zum vorwärts und rückwärts Bewegen im Datenbestand. Die Fläche "schließen" beendet die Arbeit mit dem Formular.
7. Nachschlagen
Der Begriff des Nachschlagens soll anhand der Vorbesitzeradresse erläutert werden. Alle vom Programm benutzten Adressen werden zentral in einer eigenen Datenbanktabelle gespeichert und sind dort unter einem Kürzel (ihrem Index) abrufbar. In den Formularen Eingangsbuch und Inventarisieung (Seite 3) kann nur dieses Kürzel eingetragen werden.
Mit Hilfe einer Tastenkombination (Strg + leer) ist es möglich das Kürzel in der Adressentabelle nachzuschlagen, in der auch der volle Name enthalten ist. Auf diese Weise wird vermieden, daß unterschiedliche Nutzer des Programms die selbe Person mit verschiedenen Angaben speichern. Außerdem müssen Adressen nur einmal vollständig eingegeben werden.
Die einmal erfaßte Adresse steht ab diesem Zeitpunkt für alle anderen Programmteile zur Verfügung. Mit Hilfe der Schaltfläche neue Adresse kann bei Bedarf die Nachschlagetabelle an Ort und Stelle ergänzt oder verändert werden.
weitere Nachschlagefelder
Die Verwendung der für den Vorbesitzer beschriebenen Nachschlagemethode mit unmittelbarem Eintrag eines neuen Datensatzes ist auch für die Einträge Standort und Literatur anwendbar.
Im Formular Standort wird der genaue Aufbewahrungsort eines Objekts eingetragen.
Das Formular Literatur ermöglicht das Anlegen eines allgemeinen Literaturverzeichnises. Über das Kürzel kann der Literaturhinweis in das Inventarisierungsformular übernommen werden.
8. Detailtabellen mit laufenden Nummern
Einige Informationen müssen zu einem Gegenstand mehrfach gespeichert werden können. Im Formular Inventarisierung sind dies die Maße (Seite 2), wenn ein Objekt aus mehreren Einzelteilen besteht, die Bildersammlung (Seite 4), wenn mehrere Abbildungen oder Fotos vorhanden sind und die Literaturangaben, wenn sich Hinweise an verschiedenen Stellen in der Literatur finden. Sie werden mit fortlaufender Numerierung gespeichert.
Programmintern werden diese Angaben in einer gesonderten Datenbanktabelle verspeichert und fortlaufend durchnumeriert. Die Vergabe der laufenden Nummer erfolgt automatisch. Sie steuert die Reihenfolge der internen Ablage, kann aber auch zur Hervorhebung einzelner Einträge verwendet werden, da der erste Eintrag im Formular erscheint.